Se abriu uma empresa, agora está concentrado em garantir que corre da melhor forma a produção, o trabalho dos funcionários, as vendas, as entregas ou serviços, o marketing, os contactos com fornecedores e clientes… há um sem-número de ações e verificações num negócio que acabou de arrancar. É nesse momento - tanto como numa empresa de maiores dimensões cuja organização precisa de ser mais eficiente - que deve ponderar um software de gestão.
Seja uma ferramenta avançada all-in-one - que junta recursos humanos, finanças, CRM e operações, entre outras finalidades - ou um software específico, orientado para uma área que pretende melhorar, um software de gestão empresarial ajuda a tornar mais eficientes os processos de uma empresa, estejam diretamente ligados à atividade da mesma ou relacionados com burocracia e obrigações indiretamente relacionadas. Uma ferramenta que pode ser um grande apoio é a Pulsoo, uma app de produtividade gratuita, pensada para facilitar a gestão diária de pequenos negócios e empresas em início de atividade.
O que é a Pulsoo?
Desenvolvida numa parceria entre o Banco BPI e a NOS, a Pulsoo é uma app gratuita que pretende aumentar a produtividade das PME ao combinar componentes financeiros, fiscais e organizativos. Com a Pulsoo os empresários conseguem ter num só local as contas bancárias, além de informações atualizadas em tempo real de obrigações e prazos relacionados com a Autoridade Tributária e a Segurança Social.
Com a Pulsoo é possível:
- Consultar saldos e movimentos das contas bancárias para uma visão 360º da saúde financeira;
- Fazer transferências, pagamentos ou carregamentos de telemóveis a partir de qualquer conta;
- Criar e acompanhar orçamentos, fazendo previsões de receitas e despesas;
- Ter informação atualizada da Autoridade Tributária e Segurança Social;
- Guardar, partilhar e imprimir documentação legal de várias instituições.
Que tipos de software de gestão existem?
As soluções mais completas juntam diversos serviços num só software, facilitando a integração de vários departamentos e áreas que envolvem desde a vida interna da empresa à relação com os clientes e fornecedores. Já as ferramentas específicas para uma determinada área, como recursos humanos ou marketing, permitem centrar esforços e automatizar processos, tornando-os mais eficientes.
Os softwares de gestão empresarial reforçam o crescimento do negócio, a eficiência das operações e a gestão de alto nível da vida das empresas. Já os custos variam muito, desde ferramentas gratuitas e simples de usar como a Pulsoo a programas complexos de gestão completa que podem custar centenas ou milhares de euros por mês. Os principais tipos de software de gestão são:
ERP
Os programas de ‘planeamento de recursos empresariais’ (enterprise resource planning em inglês) ou ERP são as ferramentas mais completas, reduzindo a necessidade de diferentes softwares e interligando várias vertentes do negócio. Um ERP centraliza desde a parte financeira ao stock, passando por recursos humanos, vendas, faturação, clientes e fornecedores, entre outras funções específicas.
HRM
As ferramentas de recursos humanos (human resource management), como o próprio nome indica, ajudam a gerir todos os assuntos relacionados com os trabalhadores, dos salários às férias, dos horários e turnos às ausências ou baixas. Desta forma é maximizada a produtividade da equipa e torna-se mais fácil gerir situações críticas como emergências ou aumento do volume de trabalho. Além disso, um software de recursos humanos facilita os processos de recrutamento, a introdução de formações ou a avaliação e gestão da carreira dos trabalhadores.
CRM
Um software de CRM (customer relationship management) centra-se nos clientes e na relação com eles. Com acesso a todas as informações e contactos já feitos, é possível personalizar o atendimento e prever as necessidades dos clientes, além de automatizar ações repetitivas como gerir o calendário ou atualizar informações. As ferramentas de CRM ajudam a melhorar a satisfação dos clientes em cada interação, aumentando a fidelização.
Gestão Financeira
Os softwares de gestão financeira são importantes para gerir as contas da empresa, principalmente quando há muitas variáveis em jogo e diferentes entradas e saídas de dinheiro. Faturação, impostos, folhas de pagamento ou despesas são algumas das componentes presentes nestas ferramentas, que permitem igualmente ter acesso a análises de dados e relatórios financeiros para um melhor controlo e orçamentação ou planeamento futuro.
Gestão de Projetos
Em empresas com diferentes atividades ou vários projetos a acontecer ao mesmo tempo, os softwares deste tipo permitem geri-los de uma forma mais eficiente. Ao incluírem tarefas, prazos, recursos, prioridades, cronogramas e equipas, estas ferramentas ajudam a controlar projetos e cumprir os objetivos definidos.
Gestão logística
Em unidades de produção ou comércio que lidam com diferentes produtos e clientes de várias dimensões, os softwares de gestão logística atuam em toda a cadeia. Gestão de stock, entradas e saídas, e entregas a clientes podem ser geridos em tempo real. As ferramentas de logística ajudam a melhorar a relação com fornecedores e clientes e fornecem relatórios detalhados de desempenho.
Marketing Digital
No mundo atual a presença online em várias plataformas digitais é essencial às vendas e ao crescimento dos negócios. As ferramentas de marketing digital gerem o investimento nesta área, com especial atenção às redes sociais. Um software de marketing digital automatiza processos como envio de emails e mensagens, otimizando a estratégia com campanhas bem direcionadas, graças a análises detalhadas dos dados de clientes ou da informação recolhida a partir de contactos online.
Gerir uma empresa é complexo, é difícil acompanhar bem todas as áreas do negócio, daí a importância das ferramentas digitais, que podem adaptar-se facilmente às suas necessidades. Descubra soluções digitais que podem ajudar o seu negócio a crescer aqui.
