O momento de constituir a empresa é uma ocasião especial para qualquer empreendedor, um passo decisivo para o negócio arrancar. O processo de abrir uma empresa começa bem antes, com a criação do plano de negócios, a preparação do pacto social ou do nome, e até os primeiros contactos com parceiros e possíveis investidores, mas é na escritura que a ideia de negócio inicial se torna uma realidade.
Pode criar a empresa de forma digital, através do serviço Empresa Online, com o processo a terminar em alguns dias, ou pode fazê-lo presencialmente. Se tiver dúvidas e pretender alguma segurança extra, pode fazer uma escritura pública em balcões do Instituto dos Registos e Notariado (IRN), através do serviço Empresa na Hora, ou através de um notário.
Escolhendo qualquer uma das formas - principalmente presenciais - há uma série de procedimentos que devem ser seguidos e documentos que já deve ter consigo. Veja de seguida as 6 informações e dicas que deve saber sobre a escritura.
1. Quem pode criar empresa?
Uma empresa pode ser criada por qualquer entidade coletiva ou pessoa individual, desde que tenha um cartão de cidadão português, um número de identificação fiscal se for europeu, ou uma autorização de residência e número de identificação fiscal caso seja de fora da UE. Mesmo os menores de idade - com representação legal se tiverem menos de 16 anos - ou os maiores acompanhados estão habilitados a criar uma empresa ou integrar sociedades comerciais.
2. Antecipar nome e pacto social
No momento da escritura pode escolher um nome pré-aprovado para a sua empresa, constante na Bolsa de Firmas e Denominações, mas tenha em atenção de que os nomes disponíveis online podem estar reservados no momento da constituição. Se pretende criar o seu próprio nome, uma opção mais comum, antes de marcar a escritura convém verificar no site do IRN se não foi criado já, e pedir o certificado de admissibilidade, que custa 75 euros, é emitido no máximo em 10 dias e tem validade por três meses.
O mesmo acontece com o pacto social, um documento que indica todas as informações da empresa e seus constituintes. Pode escolher um modelo pré-aprovado ou redigir o seu próprio pacto social, desde que contenha os elementos necessários. O tipo de empresa ou sociedade deve também ser definido atempadamente, bem como o CAE, ou vários, para a atividade da mesma.
3. Marcar a escritura
A constituição da empresa num balcão do IRN pode ser feita sem agendamento, ficando sujeita às solicitações de outros cidadãos daquele dia. No entanto, é possível fazer um agendamento prévio através da plataforma de marcações de serviços públicos SIGA. Num cartório notarial também é aconselhável fazer uma marcação antecipada, porque normalmente esses serviços podem ter menos notários disponíveis.
4. Quem deve comparecer?
No dia da escritura todos os sócios devem estar presentes. Caso um dos sócios não possa estar no local, pode ser representado por outra pessoa, desde que esteja munido de uma procuração e da sua identificação. Fazer um agendamento prévio torna o registo mais simples quando há que conjugar agendas de várias pessoas e representantes.
5. Documentos necessários
Além dos documentos de identificação pessoal e fiscal, o empreendedor ou sócios da empresa devem apresentar no registo todos os documentos e informações relacionados com a constituição da mesma:
- Formulário devidamente preenchido;
- Certificado de admissibilidade (ou escolha do nome no local);
- Pacto social, redigido ou modelo pré-aprovado;
- Indicação do contabilista certificado ou escolha a partir de uma lista disponível;
- Comprovativo de depósito do capital social ou declaração de compromisso.
Caso os constituintes ou um deles sejam entidades coletivas, é necessário apresentarem:
- Cartão de identificação de pessoa coletiva ou código de acesso eletrónico;
- Ata de Assembleia-Geral que dê poder à participação;
- Documentos dos representantes legais da empresa a criar;
- Certidão de escritura, documento de constituição ou pacto social atualizado.
6. Passos seguintes
A etapa mais importante da criação de uma empresa fica concluída com o registo, mas há algumas coisas a fazer ainda antes de operar um negócio sem problemas. Há que depositar o valor do capital social; entregar a declaração de início de atividade nas Finanças, assinada pelo contabilista; tratar do Registo de Beneficiário Efetivo; e inscrever trabalhadores na Segurança Social, se houver contratações. Para diversas atividades, de hotelaria e restauração a comércio e indústria, é ainda necessário fazer o devido licenciamento da atividade, pode encontrar essa informação no portal gov.pt.
Criar e desenvolver uma empresa requer muita dedicação e investimento, para as questões burocráticas e para o negócio em si. Veja aqui quanto custa abrir uma empresa e onde encontrar apoios financeiros e descubra também como navegar a burocracia neste guia.
