Organizar o tempo é importante para todo o tipo de profissional, contudo, nem sempre é fácil. O número excessivo de reuniões, os múltiplos trabalhos para preparar, e até a vida pessoal, podem aumentar os níveis de stress e acabar com atrasos indesejados. Para evitar isso, deixamos algumas dicas úteis e que pode adotar hoje.
Levante-se cedo
Pode parecer que levantar-se cedo não tem nada a ver com organização. Mas, na realidade, isto permite-lhe começar o dia calmo e capaz de organizar o tempo sem pressa ou stress. Organizar as tarefas do dia seguinte, na noite anterior é também uma ajuda preciosa quando se tem uma agenda preenchida.
Outro exemplo prende-se com o horário a que as pessoas começam a trabalhar tradicionalmente. Por norma, a maioria dos escritórios começa às 9h, o que significa que a essa hora começam a chover e-mails e chamadas. Ao começar o dia mais cedo, tem tempo para se organizar sem essa pressão adicional.
Aprenda a dizer “não”
Sobrecarregar a sua agenda é uma tendência do empreendedor que deseja ajudar todos e mostrar-se proativo. Porém, isto acabará por deixá-lo com mais tarefas do que tempo disponível, obrigando-o a realizar projetos com menos qualidade ou terminando com atrasos pouco apreciados. Se não tem tempo para encaixar um pedido, diga “não” e tente marcar para uma altura mais propícia.
Perceba quanto tempo demora
Ver os e-mails pela manhã pode parecer algo rápido, contudo, não é difícil ficar horas nesta tarefa, especialmente quando as mensagens começam a acumular. Assim, tenha noção de quanto tempo demora a realizar cada tarefa, de modo a incluir tudo em blocos de tempo limitados e bem definidos.
Descubra qual a melhor agenda para si
A maioria dos empreendedores já usa agendas digitais, quer através de plataformas como o Monday, quer através de softwares dos seus smartphones, computadores e tablets, sendo os mais populares a Google e as ferramentas da Apple. No entanto, existem pessoas que ainda preferem as agendas físicas e além das que pode adquirir nas papelarias, há alternativas personalizáveis que lhe permitem adicionar determinadas tabelas ou folhas especiais, para servir de bloco de notas, to-do list e muito mais. Experimente e perceba o que funciona melhor para si.
Crie uma to-do list eficaz
A agenda é uma excelente ferramenta para organizar o seu trabalho no todo, no entanto, a to-do list pode ser uma aliada importante. Nesta, deverá colocar no topo as tarefas mais importantes que tem para fazer, garantindo que cria blocos de tempo para elas. Se durante uma chamada algo mais importante aparece, isso deve ir logo para o topo da lista.
Descubra quais as suas horas prime
É natural certas pessoas serem mais produtivas durante determinadas horas do dia. Por exemplo, as conhecidas corujas noturnas (as “night owls”), tendem a trabalhar melhor à noite. Já os pássaros matinais (os “early birds”), conseguem concentrar-se melhor nas primeiras horas do dia. Claro, nem sempre é possível escolher o seu turno. Contudo, pode perceber se se sente mais focado pelas 10h ou pelas 14h.
Adicione algumas cores ao seu plano
Colocar eventos importantes a vermelho, assuntos pessoais a verde, reuniões presenciais a azul, entre outros, é uma excelente forma de ler rapidamente a sua agenda com um único olhar. Isto dá-lhe uma ideia do que tem à sua espera durante a semana e o mês, garantindo que tem tempo para se preparar.
Lembre-se que cada pessoa prefere organizar o trabalho de forma única. Não tenha receio de experimentar. Organizar o tempo é fundamental para não perder eventos importantes e mostrar o seu profissionalismo a clientes e parceiros.
