A organização da agenda de um empreendedor é importante não só para a sua produtividade, mas também para o bem-estar da sua saúde mental. Por isso mesmo, em 2024 procure melhorar a forma como constrói a sua agenda através destas simples dicas que temos para si.
Comece por definir um objetivo
Para começar é importante definir os seus objetivos diários, semanais e mensais. Este trabalho prévio ajuda-o a trabalhar para uma finalidade estabelecida, melhorando a sua autoestima sempre que completa uma tarefa e se aproxima do objetivo. Além disso, evita o sentimento de “não ter tempo para nada”, ao ver fisicamente as tarefas que estão por fazer e as que foram concluídas.
Escolha uma boa ferramenta
Use a tecnologia para o auxiliar no dia-a-dia. Para tal deve procurar uma ferramenta de agenda e calendarização que lhe permita organizar todo o dia de forma simples. O Microsoft 365 permite isso mesmo, com o seu calendário que oferece múltiplas opções de agendamento, bem como a possibilidade de criação de listas de tarefas e de partilha de documentos para colaboração em equipa. As ferramentas incorporadas, como o Teams, poupam-lhe também tempo na hora de realizar reuniões, por exemplo.
Lembre-se que as agendas físicas são uma opção. Para muitos profissionais, um calendário digital é prático e preferível, mas muitos outros continuam a preferir escrever manualmente num papel, uma vez que os ajuda a memorizar as tarefas que têm pela frente. Experimente ambos os métodos e encontre o que funciona para si.
Dê prioridade às tarefas mais importantes
Para que a sua agenda seja eficaz, será necessário identificar as tarefas que tem pendentes, bem como o seu nível de importância. Desta forma poderá dar prioridade às tarefas mais complexas e urgentes, sem perder tempo a trabalhar em atividades de baixa prioridade. Ou seja, evita investir demasiado tempo em tarefas rápidas que dão aquele sentimento de concretização mas que o atrasam em grandes projetos.
Limite o recurso ao trabalho em multitarefas
Apesar de ser uma prática comum e que aparenta ajudar a completar tarefas de forma eficiente, o trabalho em multitarefas, ou multitasking, pode prejudicar a sua produtividade e afetar a qualidade final do seu trabalho, devendo ser evitado sempre que possível. Sim, é verdade que conseguimos realizar várias coisas ao mesmo tempo, mas a realidade é que o nosso cérebro apenas se foca realmente numa dessas coisas, prejudicando a qualidade do produto final.
Não opte pelo multitasking. Este pode arruinar a produtividade, causar erros e impedir o pensamento criativo. - Earl Miller, Professor de Neurociência do MIT
Inclua tempo de pausa
Procure não sobrecarregar a sua agenda diária com tarefas e reuniões seguidas, aproveitando para fazer breve pausa, para recarregar energias e refrescar as ideias. Provavelmente já lhe aconteceu sair de uma reunião com a sensação de que não quer fazer nada. Isso não é produtivo, pelo contrário. O tempo de pausa não tem de ser longo, podendo optar por um período de 4 ou 5 minutos para beber um café ou ver as redes sociais.
A sobrecarga profissional pode ser bastante prejudicial para muitos trabalhadores, sendo necessário que comece já a combater o risco de burnout com a optimização da sua agenda. Ao manter a sua agenda bem organizada, os trabalhadores conseguem estabelecer uma maior estabilidade entre a vida profissional e a sua saúde mental, o que traz benefícios não só para a sua vida pessoal, mas também para a sua carreira profissional.
(Crédito da Imagem: U-STUDIOGRAPHY DD59 via Shutterstock, ID 2181800645)