Abrir uma empresa tem custos que vão muito além do investimento necessário no espaço ou nos equipamentos. Apesar de não ser caro constituir a empresa, registá-la junto das entidades necessárias, há várias despesas que se devem ter em conta antes mesmo de criar a empresa, e muitas outras quando está pronta a operar.
Há vários custos que devem ser assegurados de início, como a ideação, a investigação do produto e mercado ou as despesas de registo da empresa. Há também, no entanto, diversos apoios financeiros possíveis de aceder, pelo que é importante pesquisar, avaliar e tentar garantir as necessidades de investimento à medida que o processo de criação da empresa avança. Listamos de seguida as principais despesas que é preciso ter em conta e as instituições que podem dar apoio com o financiamento.
Cada tipo de empresa tem um custo
Definida a ideia de negócio e encontrado o modelo de empresa, individual ou em sociedade, é importante definir a forma jurídica, que vai impactar os custos mais à frente. Se um empresário em nome individual pode ser taxado no regime simplificado, dispensando contabilista, tem no entanto os rendimentos inseridos no IRS. Se uma sociedade unipessoal pode deduzir as despesas da atividade, tem por outro lado de incluir contabilidade organizada.
É importante definir antecipadamente a forma jurídica adequada à empresa, pesquisando as diferentes tributações ou pedindo aconselhamento a um contabilista.
Já nas empresas que apresentam vários sócios, a diferença está no número de investidores iniciais e no capital social. Uma sociedade por quotas, de responsabilidade limitada, tem pelo menos 2 sócios, com um capital social mínimo de 1 euro cada, não havendo limite de sócios. Uma sociedade anónima obriga a um capital mínimo de 50 mil euros e requer a presença de 5 sócios.
O que preciso para registar o nome da minha empresa?
Se pretende dar um nome específico à sua empresa, precisa de pedir um certificado de admissibilidade, através do site do Instituto dos Registos e Notariado (IRN) ou presencialmente, cumprindo as regras de composição de firmas e denominações. Este documento, válido por três meses, garante que o nome da empresa é só seu, tendo um custo de 75 euros, ou 150 euros se for um pedido urgente. Nomes escolhidos de uma lista pré-aprovada na Bolsa de Firmas e Denominações não têm custos associados.
Um nome de empresa escolhido de uma lista pré-aprovada é gratuito e pode ser distinto de uma marca que se pretenda lançar no mercado.
Caso pretenda ainda registar uma marca, para um determinado produto ou classe de produtos, deve fazê-lo através do Instituto Nacional da Propriedade Industrial. Custa 145,56€ para um pedido online e 292,12€ se o pedido for feito em papel. Uma classe de produtos adicional tem um acréscimo de 36,9€ online, ou 73,8€ em papel, de forma presencial.
Custo de abrir a empresa
Tendo toda a documentação reunida é tempo de constituir a empresa. O processo mais barato é a Empresa Online, com um custo de 220 euros, ou 440 euros se for um pedido urgente, utilizando um modelo pré-aprovado de pacto social - um documento indispensável para registar a empresa. Com um pacto social desenvolvido pelos criadores da empresa também é possível fazer a constituição da mesma online, mas o valor sobe para 360 euros se for um pedido normal, ou 720 euros se for urgente.
Registar uma empresa totalmente online é 40% mais barato do que fazê-lo presencialmente.
Se a empresa for constituída presencialmente num balcão do IRN, no modelo Empresa na Hora, o custo é sempre de 360 euros. A isso acrescem 200 euros para aquisição de uma marca associada com uma classe de produtos ou serviços, se ainda não tiver, e 44 euros por cada classe adicional.
Também é possível fazer a escritura de uma empresa num notário, que usa as suas credenciais para o registo através do sistema Empresa Online, ajudando com a documentação e preenchimento dos dados. Nesse caso, ao custo do registo acresce o serviço de notariado. A redação de um pacto social específico para a empresa, feita frequentemente por um advogado, também é um custo a considerar.
Capital social e custos de contabilidade
Aberta a empresa, é necessário depositar o capital social numa conta bancária da mesma, no prazo de 5 dias, ou guardar num cofre a esta associado até ao final do primeiro exercício económico. Trata-se de um investimento, e depende do valor definido (que tanto pode ser alguns euros como milhões), mas não deixa de ser um custo.
A exigência de um técnico oficial de contas obriga a uma despesa mensal, que deve ser considerada nos custos da criação de uma empresa.
Paralelamente, as principais formas jurídicas de empresas - sociedade unipessoal por quotas, sociedade por quotas ou sociedade anónima - requerem os serviços de um técnico oficial de contas, cuja primeira ação poderá ser a assinatura da declaração de início de atividade da empresa, a entregar nas Finanças até 15 dias após a constituição da empresa. Os serviços de contabilidade variam em função das necessidades e movimentos financeiros de uma empresa. No início é normal um custo mais baixo, que pode ser de 100 euros mais IVA, subindo depois à medida que a faturação cresce. A isso pode ainda acrescer um software de faturação, que em versões gratuitas tem menos funcionalidades.
Licenciamento e seguros também pesam
Algumas atividades requerem licenças de vários tipos, como os estabelecimentos de restauração e bebidas, ou os espaços de comércio. Esse é um custo que deve ser considerado na altura de definir a empresa.
Um seguro multiriscos pode não ser obrigatório para uma empresa, mas protege o negócio numa altura crítica da empresa.
Quanto aos seguros, os trabalhadores ou sócios da empresa estão obrigados a ter uma proteção associada à sua atividade. Outros seguros podem ser obrigatórios em termos de tipo de empresa ou instalações como o seguro contra incêndios, o de acidentes de trabalho ou o de responsabilidade civil. As entidades bancárias que financiem a empresa também podem exigir outro tipo de seguros, mas em geral qualquer negócio pode beneficiar de um seguro multiriscos.
Quanto custa manter a empresa a funcionar?
Depende muito do tipo de empresa, se tem custos de produção ou apenas faz comércio, do número de funcionários, da localização ou necessidades de espaço, dos veículos ou despesas de deslocação, dos equipamentos ou máquinas, sem esquecer os custos de energia, água e telecomunicações.
Se há veículos, é preciso seguro e combustível; se há computadores, é preciso internet e atualizações. Todas as despesas contam na altura de somar os custos da empresa.
Esta pode ser uma conta difícil de fazer, pelo que quando não há certeza de valores a pagar, o melhor é calcular por excesso e não ter surpresas. É fundamental para garantir que os custos estão suportados e rapidamente são cobertos pelas receitas, para atingir o break-even e garantir a viabilidade da empresa.
O peso dos impostos nas empresas
As exigências fiscais são outra fatia importante deste bolo das despesas, mesmo havendo benefícios fiscais e deduções. Neste caso é um pouco mais fácil encontrar o valor desse custo, medido em percentagem de receitas ou a somar a outras despesas. E vale a pena lembrar que existem regiões onde os impostos são diferentes, como nas ilhas, estando os valores abaixo associados ao território continental.
Há uma grande variação de impostos entre o continente e as regiões autónomas, sendo mais baixos nas ilhas.
O IRC, que incide sobre o lucro tributável - após as despesas realizadas - é de 20% a partir de 2025, ou 17% no caso de pequenas e médias empresas. A taxa não muda em função dos rendimentos, mas há mecanismos para reduzir a parte tributável, como investimentos em capacidade produtiva ou equipamentos, em trabalhadores jovens ou desempregados, ou ainda em investigação e desenvolvimento. O valor do IRC também está ligado à derrama municipal, imposto que pode ir até 1,5%, sendo este descontado antes do valor para IRC.
O IVA, que varia entre 6%, 13% e 23% é outra despesa complicada a ter em conta. As empresas pagam IVA por determinados produtos e serviços, e cobram IVA pelos seus próprios produtos e serviços. Se a parcela maior é a da cobrança, essa diferença é entregue ao Estado.
Finalmente, a Taxa Social Única, ou TSU, que é aplicada por cada trabalhador da empresa, representando 23,75% do seu vencimento bruto.
Apoio ao financiamento das empresas
É preciso coragem, e um investimento que pode ser elevado, para lançar uma empresa, pelo que todos os apoios contam quando o capital próprio é curto ou as necessidades são elevadas, para equipamentos e tecnologia, por exemplo. Um simples financiamento bancário atrativo para empreendedores, ou uma linha de crédito bonificada, são ajudas para erguer o negócio e suportá-lo nos primeiros tempos.
A principal entidade a canalizar fundos para as empresas é o IAPMEI, que disponibiliza ou apoia no acesso a fundos nacionais e europeus, incentivos, benefícios fiscais e outras ferramentas de apoio às empresas como certificação e formação. A Associação para o Desenvolvimento e Coesão é outra entidade que gere candidaturas a fundos para empresas, neste caso num âmbito regional.
Dependendo do setor e de fatores como a localização ou a criação de emprego, existem diferentes fundos e incentivos fiscais para empreendedores e novas empresas.
Também o portal gov.pt orienta os empreendedores para a procura de financiamento, indicando diferentes tipos de apoio, de business angels e apoios a startups, até associações juvenis ou mecanismos ligados ao Instituto do Emprego e Formação Profissional. Banco Português de Fomento, PRR, Portugal 2030 ou AICEP são outras entidades ou programas de financiamento que vale a pena contactar para ver se existem fundos disponíveis e se a empresa se pode candidatar. E
Uma empresa tem em mãos vários tipos de custos ou despesas todos os meses, todos os dias, pelo que todos os cálculos devem ser bem feitos antes de iniciar atividade. Uma das ferramentas essenciais para isso é o plano de negócios. Descubra como criar um bom business plan aqui.
